Chuyển đổi hóa đơn điện tử: kế toán cần biết gì?
Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử (HĐĐT), chứng từ điện tử (CTĐT) sang bản giấy là thao tác kế toán cần nắm rõ để đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ hoặc kiểm tra từ cơ quan nhà nước. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết theo đúng quy định hiện hành.
1. Căn cứ pháp lý và các trường hợp cần chuyển đổi
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang bản giấy chỉ áp dụng trong một số trường hợp nhất định. Hóa đơn sau chuyển đổi không có giá trị giao dịch, thanh toán mà chỉ dùng để lưu trữ, theo dõi sổ sách kế toán.
Các trường hợp cần chuyển đổi:
- Theo yêu cầu phát sinh từ nghiệp vụ tài chính.
- Khi cơ quan quản lý thuế, kiểm toán, thanh tra, điều tra yêu cầu.
- Khách hàng cần bản giấy để đối chiếu, lưu trữ.
- Đơn vị muốn chứng minh nguồn gốc hàng hóa.
2. Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử
Việc chuyển đổi có thể thực hiện trên phần mềm hóa đơn điện tử hoặc cổng thông tin của cơ quan thuế. Có 2 cách: chuyển từng hóa đơn hoặc chuyển hàng loạt.
Chuyển từng hóa đơn:
- Bước 1: Chọn hóa đơn cần chuyển đổi.
- Bước 2: Nhấn vào tính năng chuyển sang bản giấy. Hệ thống tạo file PDF.
- Bước 3: Xem trước, kiểm tra nội dung và nhấn in hoặc lưu.
Lưu ý: Trên hóa đơn giấy phải có dòng chữ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”, kèm tên người thực hiện và thời gian chuyển đổi.
Chuyển hàng loạt hóa đơn:
- Chọn nhiều hóa đơn trong danh sách đã phát hành.
- Sử dụng chức năng chuyển đổi hàng loạt (tùy phần mềm).
- Thực hiện các bước tương tự như chuyển từng hóa đơn.
3. Tính pháp lý của hóa đơn giấy sau chuyển đổi
Hóa đơn, chứng từ sau chuyển đổi chỉ có giá trị lưu trữ, không dùng để thanh toán, trừ trường hợp xuất từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế. Vì vậy, kế toán cần đảm bảo chuyển đổi đúng quy định để tránh sai sót trong nghiệp vụ.
Lưu ý cho doanh nghiệp:
- Lựa chọn phần mềm uy tín, hỗ trợ đầy đủ chức năng chuyển đổi.
- Kiểm tra kỹ nội dung hóa đơn sau khi chuyển.
- Đảm bảo người thực hiện chuyển đổi là đúng người phụ trách, thông tin rõ ràng.
Liên hệ hỗ trợ phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice
Hotline: 0822 061 411
Công ty: Thiên Minh Tas
